病院への連絡・書類の準備manner-main-s

病院への連絡や必要書類を準備する際、一番気を付けるべきことは「受け手(=病院)側がどう感じる内容なのか」という点です。「相手の忙しさ」や「何を知りたいのか」等、気遣いを忘れず、マッチング活動をしましょう。

メール

メール

病院への問い合わせ、お礼のメールなど、フォーマルなメールには決まりごとがあります。受け取る側の印象を左右するので、それぞれのシーンに合わせて、正しいメールを送るようにしましょう。また、問い合わせ専用フォームがある場合は、専用フォーム以外を使わないように気をつけましょう。

CHECK■正しい敬語を使い、第一印象を悪くしないようにしましょう。■病院見学終了後や、病院からのメールや資料の到着後には、お礼の連絡を忘れないようにしましょう。

メールの書き方

メール送信サンプル

  • 5つのチェックポイント
  • 1宛先何度も連絡を取り合う可能性があるため、自分が受取る際に必ず「病院名」と「担当者名」が表示されるように、担当者のメールアドレスをアドレス帳に登録しましょう。
  • 2件名件名は必ず記載しましょう。受け取る側が忙しくても見過ごさない、また見返しやすいような気遣いが必要です。また、要件がわかりやすい件名にすることも重要です。
  • 3宛名「病院名」「部署名」「担当者名」を記載しましょう。担当者名が分からない場合は、部署名の後に「御中」と入れましょう。
  • 4本文まずは挨拶文を書いてから、自己紹介として「大学名」「学年」「氏名」を記入しましょう。次に、「どうして連絡したのか」要件(目的)と理由を明確に書きましょう。また、その病院を知った理由を入れること、最後に終わりの挨拶を入れることも忘れないようにしましょう。
  • 5署名「大学名」「学年」「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記載しましょう。

メール送信サンプル 病院見学申込の場合

メール送信サンプル

メール送信サンプル 病院見学お礼の場合

件名:【病院見学の御礼】メック大学 医学部 6年 研修太郎

①(病院名、部署名、担当者名)省略

先日は病院見学に参加させて頂き、ありがとうございました。
貴院の回診や外来診療を見学し、実際にお話を伺うことができ、貴院で研修したいという気持ちがさらに高まって参りました。
貴院での貴重な経験を糧に、より一層学業に励んで参ります。

お忙しいところ恐れ入ります、今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。

②(署名)省略

メール送信サンプル 資料送付の依頼の場合

件名:【臨床研修資料 送付に関するお願い】メック大学 医学部 6年 研修太郎

①(病院名、部署名、担当者名)省略

ホームページを拝見し、○○県における
3次救急の中核を担う貴院に、非常に興味を持ちました。
是非、詳細について資料を拝見したいと存じます。

つきましては貴院、また貴院初期研修の内容が掲載されている資料を
下記までお送りいただけますでしょうか。

送付先) 〒101-0061 東京都千代田区神田三崎町1-3-12 水道橋ビル6F
メック大学 医学部 6年  研修太郎 

お忙しいところ恐縮ですが、宜しくお願い申し上げます。

②(署名)省略

メール送信サンプル 資料送付のお礼の場合

件名:【臨床研修資料 送付の御礼】メック大学 医学部 6年 研修太郎

①(病院名、部署名、担当者名)省略

先日は臨床研修の資料を送付くださり、ありがとうございました。
早速拝見し、貴院の患者様を思いやる心とプログラムの充実度を知ることができ、
改めて貴院で研修したいという気持ちが高まって参りました。

是非、説明会を開催される際には参加したいと考えております。

お忙しいところ恐れ入ります、今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。

②(署名)省略

電話

電話

緊急の用事がある場合や、メールを送っても返事が来ない場合は電話をかけるようにしましょう。聞き取りやすい場所、聞き取りやすい声で、メモを取れる状況で連絡するように気を付けましょう。また、電話の印象は強く残るため、声や口調、言葉遣いには注意しましょう。

CHECK■病院のホームページで、採用窓口になっている部署や担当者を確認してから連絡しましょう。■忙しい病院の担当者に時間を割いてもらっていることを理解し、簡潔に話しましょう。

電話のかけ方

【採用担当者ご本人が出た場合】

STEP1病院へ連絡
お忙しいところ恐れ入ります、私●●大学の研修太郎と申します。恐れ入りますが、○○課の●●様(▲▲科の△△先生)をお願い致します。

STEP2担当者が電話に出る
お忙しいところ恐れ入ります、私●●大学の研修太郎と申します。ただいま、お時間はよろしいでしょうか。「大丈夫ですよ」と言われた場合 → ありがとうございます。

STEP3担当者に要件を伝える
【要件1】貴院の病院HPを拝見し、○○に力を入れているところや、○○にとても興味を持ちました。是非資料(パンフレット)を拝見したいと思い、ご連絡差し上げたのですが、こちらのお電話で資料(パンフレット)の送付をお願いすることは可能でしょうか。
【要件2】●月●日の病院見学に是非申込させて頂きたいと思い、ご連絡致しました。こちらのお電話で申込することは可能でしょうか。
※病院見学の際は、持ち物や当日のスケジュール等、確認すべきことが多くなります。しっかりメモしましょう。

STEP4お礼を伝えて電話を切る
お忙しいところありがとうございました。よろしくお願い致します。失礼致します。(相手が電話を切ってから自分も電話を切る)

【採用担当者ご本人が不在の場合】

STEP1病院へ連絡
お忙しいところ恐れ入ります、私●●大学の研修太郎と申します。恐れ入りますが、○○課の●●様(▲▲科の△△先生)をお願い致します。

STEP2担当者以外が代わりに電話に出る
「不在です」と言われた場合●●様(△△先生)は何時頃お戻りでしょうか。 → ○時に戻ります → ありがとうございます。では、〇時にこちらからお電話致します。
※採用担当者の戻り時間をメモしましょう。
「不在です、本人が戻り次第折り返します」と言われた場合ありがとうございます。こちらからのお願いごとですので、改めてこちらからお電話致します。

STEP3お礼を伝えて電話を切る
お忙しいところありがとうございました。失礼致します。(相手が電話を切ってから自分も電話を切る)

アドバイス1

MECスタッフのアドバイス緊急性がある場合には、電話ですぐに連絡をしたほうが良いでしょう。例えば、病院見学の都合が合わなくなってしまった場合は、病院も見学調整などをして頂いていることを配慮し、丁重にお詫びの連絡をしましょう。

手紙

手紙

より効果的に、丁寧な印象を与える「手紙」。手紙を活用して、病院見学の御礼等で感謝の気持ちを伝え、差をつけたいという人も少なくないと思います。挨拶や敬語を間違えず、また手書きの場合は特に、丁寧に書くよう気を付けましょう。

CHECK■時候の挨拶を確認し、適切に選んで使いましょう。■字を上手く書くのが苦手な方は、パソコンを使用しましょう。

手紙の書き方

■「適切なタイミング」で送ることが重要

せっかく見学後にお礼状を送っても、1カ月後に届いてしまっては、病院側のあなたに対する記憶が曖昧になってしまうこともあり得ます。病院側が「どんな人で何を話したか」をはっきり記憶しているうちに送ることで、より効果的に気持ちを伝えることにつながります。

■「何を感じたか」感謝の気持ちを書こう

実際に自分が「病院のどこに魅力を感じたか」や「何をしてもらったのか」等、当日のメモを見て、何に対して印象が残っているかを思い出したりできるうちに書くことが大切です。

■便箋・封筒でも差をつけよう

どちらも色は「白無地」が一般的となります。便箋は縦罫に、封筒は厚手のものにしましょう。

手紙

1頭語と結語挨拶として頭語の「拝啓」で始め、文末に結語の「敬具」を使うことが一般的です。頭語・結語のどちらかを忘れることがないように気を付けましょう。

2時候の挨拶季節の挨拶を気候等に応じて選んで書きましょう。

1月 新春の候・厳冬の候 7月 盛夏の候・極暑の候
2月 立春の候・余寒の候 8月 残暑の候・晩夏の候
3月 早春の候・浅春の候 9月 初秋の候・新涼の候
4月 仲春の候・陽春の候 10月 秋涼の候・仲秋の候
5月 新緑の候・若葉の候 11月 晩秋の候・深秋の候
6月 初夏の候・梅雨の候 12月 初冬の候・師走の候

手紙送付用 封筒の書き方

封筒表

  • 1送り先情報全て行をそろえて書きましょう。
  • 2住所略さずに「〇丁目〇番地〇号」と正確に書くようにしましょう。
  • 3病院名と所属病院名は正式名称で記載しましょう。
  • 4担当者名封筒のほぼ中央に、一番大きな文字で書きましょう。

封筒裏

  • 1封じ目封筒を綴じる際「〆」を忘れず書きましょう。
  • 2住所自分の住所を略さずに書きましょう。

履歴書

履歴書

履歴書は、面接時に必ず使用されるため、第一印象を左右する重要な書類です。書式や提出期限等の不備なく提出しましょう。また、丁寧な字で書くことを心掛け、提出時は必ず送付状を付けて封筒に入れましょう。

CHECK■履歴書を書き終えたらそのまま送らず、コピーを保管しましょう。■一般的に履歴書は手書きとなりますが、送付状はパソコンで作成しましょう。

履歴書の書き方のポイント

履歴書

  • 1日付郵送の場合は投函日を、持参の場合は持参する日付を記載しましょう。
  • 2ふりがな(フリガナ)ひらがなで「ふりがな」と書かれている場合はひらがなで、カタカナで「フリガナ」と書かれている場合はカタカナで書くよう注意しましょう。
  • 3写真面接時と同じ格好で、6カ月以内になるべくプロが撮影した写真を準備しましょう。病院から指定が無ければカラーで、写真がはがれた場合を考え、裏面に「大学名」「氏名」を忘れず記入しましょう。
  • 4印鑑清書する前に押しましょう。全部書き終えてから押して失敗すると、全て書き直しになってしまいます。かすれたり曲がったりしていないかも、注意が必要です。
  • 5住所都道府県名から書き、丁目や番地、アパート名等も略さずに記入しましょう。
  • 6学歴指定が無ければ中学校卒業から記載し、高校は高等学校、大学の大学名や学部・学科名は正式名称で記入します。年の項目は指定が無ければ西暦ではなく、年号で書きましょう。
  • 志望動機・自己PRどちらも面接時の質問材料となることを意識して「自分は何を感じたか」「自分は何を経験してきたか」をはっきり書きましょう。
    例えば、救急に興味がない人が、病院ホームページに「救急に力を入れている」と記載されているという理由だけで、志望動機として救急の話を入れてしまうと、面接時に履歴書から救急の質問をされた際、答えられなくなってしまいます。自分自身が見学や説明会等で感じたことや、自分の経験を簡潔に書き、面接時に具体的なエピソードを話せるようにしましょう。また、必ず書き終えた履歴書をコピーして保管しておきましょう。

履歴書提出用 送付状の書き方

送付状

  • 1日付投函日または持参日を書きましょう。
  • 2宛先「病院名」「部署名」「役職名」「担当者名」を書き、担当者が分からない場合は部署名に御中を付けましょう。
  • 3差出人自分自身の「郵便番号」「住所」「氏名」「メールアドレス」「電話番号」を書きましょう。
  • 4表題「~について」等、簡潔な言葉で送付内容を書きましょう。
  • 5頭語と時候の挨拶手紙の書き方の部分も参考にしながら、頭語を「拝啓」で始め、時候の挨拶を書きましょう。「手紙の書き方」から詳細を見る >
  • 6本題送付理由等を簡潔に書きましょう。
  • 7結語結語には「敬具」と書きましょう。
  • 8記書き「記」と書いた下に、送付資料の部数を書きましょう。部数の列が揃うように調整しましょう。
  • 9以上右下に「以上」と忘れず書きましょう。

履歴書提出用 封筒の書き方

封筒表

  • 1送り先情報全て行をそろえて書きましょう。
  • 2住所略さずに「〇丁目〇号」と正確に書くようにしましょう。
  • 3病院名と部署名病院名は正式名称で記入しましょう。また、採用担当者がわからない場合は、部署名の位置を封筒の中央にし、部署名の後に「御中」と入れましょう。
  • 4担当者名封筒のほぼ中央に、一番大きな文字で書きましょう。
  • 5応募書類在中記載が無い場合は、必ず赤字で書き入れましょう。

封筒裏

  • 1封じ目封筒を綴じる際「〆」を忘れず書きましょう。
  • 2住所自分の住所を略さずに書きましょう。
  • 3日付投函する場合は投函日を、持参する場合は持参日を漢数字で書きましょう。

アドバイス1

MECスタッフのアドバイス履歴書は手書きが一般的ではありますが、パソコンで作成したものを提出しても問題ありません。文字を綺麗に書くことが苦手な人は、無理をせず履歴書をパソコンで作成し、印刷したものを提出するようにしましょう。

Q&A

病院へ連絡をしたのですが、すぐに返事が来ません。大丈夫でしょうか?
採用窓口になっている担当者は、様々な業務を行っていて、とても忙しい場合が多いです。週の後半は出張や当直業務明けでお休みということもあるので、少し待ってみましょう。1週間返事が来なければ、もう一度連絡してみてください。
病院へ電話をかけた場合は、採用担当者直通にかかるのでしょうか?
多くの場合は病院の代表(電話受付)や他部署の方が最初に電話に出るので、担当部署名、担当者名はホームページ等でしっかり確認してから電話をかけましょう。
履歴書や必要書類への記載、また病院へ連絡をする際のメールアドレスは、携帯電話のメールアドレスでもいいのでしょうか?
基本的には、パソコンのメールアドレスを使用するようにしてください。病院側からの連絡が確実に受け取れるほか、添付資料など携帯電話では開けないデータを受け取れるようにしておく必要があります。パソコンのメールアドレスを持っていない方は、フリーメールなどを取得して対応しましょう。

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